11 bí quyết tăng năng suất dành cho doanh nhân để nâng cao hiệu quả
Khi thế giới ngày càng phát triển nhanh chóng, bạn có thể cảm thấy như không bao giờ có đủ thời gian trong ngày để hoàn thành mọi việc. Vì các doanh nhân phải đảm nhiệm nhiều vai trò, việc chuyển đổi bối cảnh và những phiền nhiễu liên quan đến việc nắm giữ nhiều vai trò khởi nghiệp đặt ra thách thức lớn về quản lý thời gian. Áp lực làm việc hiệu quả cao hơn bao giờ hết và việc tìm ra cách làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn có thể là một thách thức. May mắn thay, có rất nhiều thủ thuật nâng cao năng suất mà bạn có thể sử dụng để nâng cao hiệu suất và làm được nhiều việc hơn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các thủ thuật nâng cao năng suất để giúp bạn nâng năng suất của mình lên một tầm cao mới.
Lên kế hoạch cho ngày của bạn vào đêm hôm trước
Một trong những cách hiệu quả nhất để tăng năng suất của bạn là lên kế hoạch cho ngày của bạn vào đêm hôm trước. Trước khi đi ngủ, hãy dành vài phút để viết ra mục tiêu và nhiệm vụ của bạn cho ngày hôm sau. Điều này sẽ giúp bạn bắt đầu ngày mới với ý thức rõ ràng về mục đích và phương hướng , đồng thời bạn sẽ có nhiều khả năng hoàn thành những gì mình đã đặt ra. Ngoài ra, việc lập kế hoạch trước cho phép bạn chuẩn bị tinh thần cho những gì sắp xảy ra và giảm thiểu nguy cơ quên những nhiệm vụ quan trọng.
Quản lý thời gian
“Năng suất không bao giờ là một sự ngẫu nhiên. Nó luôn là kết quả của sự cam kết hướng tới sự xuất sắc, lập kế hoạch thông minh và nỗ lực tập trung.” ~ Paul J. Meyer
Ưu tiên nhiệm vụ của bạn
Khi bạn có danh sách các nhiệm vụ trong ngày, hãy ưu tiên chúng dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của chúng. Bạn có thể sử dụng Ma trận Eisenhower cho hoạt động này. Hãy tập trung hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất trước, sau đó mới chuyển sang những nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình, bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang sử dụng thời gian và năng lượng của mình theo cách hiệu quả nhất có thể. Nó cũng giúp bạn không bị xao nhãng bởi những nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn nhưng thú vị hơn.
 |
| Ma trận Eisenhower |
“Điều quan trọng không phải là ưu tiên những gì trong lịch trình của bạn mà là sắp xếp các ưu tiên của bạn.” ~ Stephen Covey
Sử dụng kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro được phát triển vào cuối những năm 1980 bởi Francesco Cirillo. Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian bao gồm việc chia ngày làm việc của bạn thành những khoảng thời gian 25 phút (được gọi là “Pomodoros”), cách nhau bằng những khoảng nghỉ ngắn. Kỹ thuật này giúp bạn tập trung và tránh bị phân tâm bằng cách làm việc theo từng đợt ngắn và tập trung. Sau 4 Pomodoro, hãy nghỉ dài hơn khoảng 20-30 phút. Kỹ thuật này đặc biệt hiệu quả đối với những người dễ bị phân tâm và khó tập trung trong thời gian dài.
Áp dụng Quy tắc 80/20 (Nguyên tắc Pareto)
Sử dụng nguyên tắc Pareto (hoặc quy tắc 80/20) để có sự chọn lọc hơn trong công việc của bạn. Ý tưởng cơ bản là 80% kết quả của bạn đến từ 20% đầu vào – nói cách khác, 80% giá trị của bạn trong một ngày đến từ 20% số giờ làm việc của bạn. Quy tắc 80/20 khuyên bạn nên xem xét kỹ tất cả các công việc mà bạn thường có thể thực hiện. Chọn 20% hàng đầu tạo ra nhiều kết quả nhất và tập trung vào chúng. Bất cứ thời gian nào bạn còn lại có thể được dành cho 80% năng suất kém hơn.
Loại bỏ phiền nhiễu
Sự xao lãng có thể làm giảm đáng kể năng suất của bạn. Để loại bỏ phiền nhiễu, hãy tắt thông báo trên điện thoại và máy tính, đóng các tab không cần thiết và tắt tiếng điện thoại. Nếu bạn làm việc trong môi trường ồn ào, hãy cân nhắc sử dụng tai nghe chống ồn hoặc phát nhạc nền để giúp bạn tập trung. Điều cần thiết là tạo ra một môi trường thuận lợi cho công việc và giảm thiểu những phiền nhiễu có thể xảy ra.
Mẹo tăng năng suất
Sử dụng các công cụ năng suất
Có nhiều công cụ năng suất có sẵn có thể giúp bạn quản lý thời gian và công việc của mình hiệu quả hơn. Một số công cụ năng suất phổ biến bao gồm Trello, Asana và Evernote. Những công cụ này có thể giúp bạn theo dõi tiến trình, sắp xếp nhiệm vụ và cộng tác với những người khác. Công cụ năng suất phù hợp có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng hiệu quả và giảm lượng thời gian dành cho các công việc hành chính.
Nghỉ giải lao
Nghỉ giải lao trong ngày có thể giúp bạn tràn đầy năng lượng và tập trung. Khi bạn nghỉ ngơi, hãy rời khỏi bàn làm việc và làm điều gì đó giúp bạn thư giãn. Đi dạo, giãn cơ, thiền hoặc thực hiện một số bài tập thở sâu . Khi quay trở lại làm việc, bạn sẽ cảm thấy sảng khoái hơn và sẵn sàng giải quyết công việc của mình. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng nghỉ giải lao thường xuyên sẽ cải thiện năng suất tổng thể và giảm khả năng kiệt sức .
Chăm sóc sức khỏe thể chất của bạn
Sức khỏe thể chất của bạn có thể có tác động đáng kể đến năng suất của bạn. Đảm bảo bạn ngủ đủ giấc , ăn uống lành mạnh và tập thể dục thường xuyên. Thiếu ngủ và dinh dưỡng kém có thể dẫn đến mệt mỏi, khó tập trung và làm việc hiệu quả. Mặt khác, tập thể dục thường xuyên có thể giúp tăng mức năng lượng và cải thiện tâm trạng, điều này có thể tác động tích cực đến năng suất của bạn.
Học cách nói “Không”
Danh sách việc cần làm tăng lên nhanh chóng vì điều khó khăn nhất đối với hầu hết mọi người là nói “Không”. Dù sợ làm mất lòng ai đó hay sợ bỏ lỡ cơ hội, việc nói “không” có thể khó khăn. Tuy nhiên, học cách nói “không” là điều cần thiết nếu bạn muốn bảo vệ thời gian của mình và tập trung vào những gì quan trọng nhất.
Điều này không có nghĩa là chúng ta không bao giờ nên giúp đỡ người khác hoặc thử những điều mới trên đường đi. “Không” không nhất thiết phải là “Không” mãi mãi. Bạn luôn có thể trả lời rằng tuần này bạn cực kỳ bận rộn và sẽ sẵn lòng giúp đỡ người đó trong vài tuần nữa.
“Năng suất không bao giờ là một sự ngẫu nhiên. Đó là kết quả của sự cam kết hướng tới sự xuất sắc, lập kế hoạch thông minh và nỗ lực tập trung.” ~ Ẩn danh
Nhiệm vụ ủy quyền
Giao nhiệm vụ là một cách hiệu quả để giải phóng thời gian và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất đối với bạn. Xác định các nhiệm vụ có thể được ủy quyền cho người khác và ủy thác chúng cho phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn tránh bị sa lầy vào những nhiệm vụ không cần thiết đối với vai trò của bạn và cho phép bạn tập trung vào những nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý của bạn. Việc ủyquyền cũng cho phép bạn hưởng lợi từ kỹ năng và kiến thức của người khác.
Kỷ niệm thành công của bạn
Cuối cùng, điều quan trọng là ăn mừng thành công của bạn. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ hoặc đạt được một mục tiêu, hãy dành một chút thời gian để thừa nhận thành tích của bạn và tự khen ngợi bản thân. Ăn mừng những thành công của bạn có thể giúp bạn duy trì động lực và tạo động lực để giải quyết nhiệm vụ tiếp theo.
Tóm lại, việc tăng năng suất có thể là một thách thức nhưng nó rất cần thiết nếu bạn muốn hoàn thành mục tiêu và thành công. Bằng cách thực hiện mười thủ thuật nâng cao năng suất này, bạn có thể tăng hiệu quả của mình, làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và cuối cùng đạt được mục tiêu của mình. Hãy nhớ lập kế hoạch cho ngày của bạn vào tối hôm trước, ưu tiên các nhiệm vụ của bạn, sử dụng kỹ thuật Pomodoro, loại bỏ phiền nhiễu, nghỉ giải lao, giao nhiệm vụ, sử dụng các công cụ năng suất, chăm sóc sức khỏe thể chất, học cách nói “không” và ăn mừng những thành công của bạn. Với những mẹo tăng năng suất này trong hộp công cụ của bạn, bạn sẽ vững bước trên con đường trở thành một người làm việc hiệu quả và thành công hơn.
